Les premières phases d’acquisition des systèmes d’information

Riihimäki, E., & Pekkola, S. (2021). Public buyer’s concerns influencing the early phases of information system acquisition. Government Information Quarterly, 101595.

Contexte

L’approvisionnement de système d’information dans le secteur public est un processus strictement contrôlé. À cette occasion, différentes inquiétudes et préoccupations émergent dès les premières phases du processus. Afin de réduire les résultats insatisfaisants découlant de ces inquiétudes, il est important de saisir les enjeux et les effets des premières étapes du processus. Cette publication, qui analyse un cas d’étude unique, examine l’émergence des enjeux dans la documentation de consultation de marché. Ces enjeux sont comparés avec les défis d’approvisionnement public ainsi que la législation de l’Union européenne sur l’approvisionnement.

Définition

L’approvisionnement public a pour finalité d’acquérir des biens et services pour et par une organisation publique. Un tel processus est strictement encadré par des lois et compte trois étapes : 1) l’annonce de l’appel d’offres à venir, 2) l’appel d’offres et 3) la sélection des fournisseurs.

L’acquisition d’un nouveau système d’information est souvent coûteuse et risquée. Il peut être difficile d’implanter avec succès les systèmes d’information en respectant les délais, le budget et les demandes de l’acheteur. Il existe une tension entre d’une part, l’acheteur qui initie un processus d’approvisionnement strictement contrôlé afin de favoriser les intérêts économiques de l’organisation et, d’autre part, les vendeurs pour qui l’encadrement très contrôlé du processus pose des difficultés.

Résultats
  • Les chercheurs identifient quatre catégories regroupant des enjeux liés à la consultation préliminaire du marché :
  • Catégorie 1 : enjeux liés à l’actualisation des objectifs et des justifications. Cette catégorie regroupe les inquiétudes concernant la demande des utilisateurs finaux du système d’information et la connaissance des raisons du besoin du système, par exemple : 1) les délais forcés, 2) les besoins d’économie ou 3) les changements législatifs.
  • Catégorie 2 : enjeux liés à l’adaptabilité du système, par exemple :  1) les exigences relatives au contexte, 2) la sécurité du système, 3) l’adéquation architecturale ou 4) l’adéquation opérationnelle.
  • Catégorie 3 : enjeux liés au succès du processus d’approvisionnement, par exemple :  1) la portée de l’approvisionnement, 2) l’intérêt du marché, 3) la sécurité de l’approvisionnement, la sélection de l’offre légitime gagnante ou encore les obstacles à l’appel d’offres.
  • Catégorie 4 : enjeux liés au succès de la livraison, par exemple :  1) le savoir-faire, 2) l’identité du vendeur, 3) la stabilité financière du vendeur ou encore 4) les méthodes de travail courantes.
    • Les enjeux influencent les exigences du processus d’approvisionnement public de système d’information. Voici les différents types d’influences répertoriées par les chercheurs :
    • Objectif, calendrier et ressources du projet sont relatifs aux inquiétudes liées aux justifications du projet.
    • Conditions préalables à la solution sont relatives aux inquiétudes liées à l’adaptabilité de la solution et aux limites du système.
    • Exigences pour la solution applicable sont relatives aux inquiétudes liées à l’adéquation de la solution et forment les exigences du système, telles que les exigences techniques et fonctionnelles.
    • Le contenu des projets suscite des inquiétudes liées à la planification du projet.
    • Le contenu des solutions nourrit les inquiétudes liées aux spécifications des exigences décrivant le contenu du projet et le système à acquérir. Les spécifications sont incluses dans le contrat afin qu’elles puissent être utilisées pendant la passation des marchés et plus tard pendant le projet.
    • Les conditions commerciales suscitent des inquiétudes liées à l’approvisionnement.
    • Les exigences d’adaptabilité du fournisseur alimentent les inquiétudes liées à la réussite de la livraison lors de la définition des exigences pour les fournisseurs potentiels.
Messages clés pour la politique et la pratique
  • Les chercheurs soutiennent que l’engagement du vendeur envers la pérennité du projet d’acquisition est un facteur de succès des acquisitions de systèmes d’information importants.
  • La connaissance du marché par l’agence gouvernementale est essentielle, lors de la préparation et de l’engagement du processus de passation des marchés.
  • Les critères d’attribution sont influencés par une longue liste d’exigences, qui ne correspondent pas systématiquement à la situation du marché.
  • Les chercheurs soumettent quatre idées au regard de leurs résultats :
    1. Les enjeux sont des sentiments, des inquiétudes et des attentes qui laissent présager que quelque chose pourrait mal tourner.
    2. Les préoccupations influencent le processus d’approvisionnement directement lorsque leurs impacts sont évidents et indirectement à travers une longue chaîne d’actions.
    3. Les préoccupations et leurs influences sont omniprésentes.
    4. Les inquiétudes influencent le contrat.
Méthode et limites de la recherche
  • La recherche est qualitative. Un cas d’étude unique a été analysé, à l’aide de la théorie ancrée, qui soutient que la théorie émerge des données. L’attention portée à un seul cas d’étude permet de fournir une compréhension approfondie de celui-ci.
  • Le cas d’étude est celui de l’acquisition d’un système d’information par une agence gouvernementale finlandaise qui compte 1900 employés. Un changement dans les régulations de l’Union européenne en 2013 a obligé l’agence finlandaise à renouveler son système d’information.
  • Les chercheurs ont eu accès à l’ensemble de la documentation, à savoir : les travaux préparatoires, la consultation préliminaire du marché, l’approvisionnement réel, les contrats, les notes internes et les comptes rendus de réunion du projet.
  • Les résultats de la recherche doivent être interprétés à la lumière des limites suivantes :
    • Un seul cas a été étudié, les résultats devraient donc être généralisés avec précaution.
    • L’attention des chercheurs s’est portée sur les enjeux liés à la phase de consultation préliminaire du marché. Il se peut que certains enjeux émergent plus tard dans le processus d’approvisionnement.
Financement de la recherche

Cette publication n’a pas reçu de financement de la part d’agences publiques, commerciales ou d’organisations du secteur sans but lucratif.