Houy, C., Hamberg, M., Fettke, P. (2019). Robotic Process Automation in Public Administrations. dans Digitalisierung von Staat und Verwaltung, pp. 62-74.
Contexte
La numérisation est présentée comme l’une des principales voies pour la modernisation de l’État. En théorie, la numérisation est une notion ambiguë renvoyant à l’introduction des technologies informatiques et du web au sein des organisations publiques. Dans les faits, l'État est de plus en plus incité à développer son potentiel numérique en vue de répondre aux besoins des usagers et de moderniser ses services. L’une des pistes pour la numérisation de l’administration publique est l’automatisation, c’est-à-dire l'exécution d'une procédure par un artefact technique sans qu’une activité ou une intervention humaine ne soit requise. Les systèmes automatisés peuvent, dès lors, réaliser une tâche définie et résoudre des problèmes. L'utilisation de systèmes automatisés dans l’administration publique permet d’améliorer considérablement l’efficacité des agents, de réduire les coûts des processus et de garantir un meilleur service aux citoyens. Cet article vise donc à présenter le potentiel et les défis de l'automatisation des processus robotisés (APR) au sein de l’administration publique. Pour atteindre cet objectif, le potentiel et les défis de l’APR sont détaillés et discutés au moyen d’études de cas.
Définition
L’APR décrit généralement un large éventail d'approches et de concepts techniques favorisant l'automatisation des actions répétitives et routinières au sein d’une organisation. L’APR peut automatiser certaines tâches intellectuelles dans les processus administratifs au moyen de robots dits logiciels. En pratique, l’APR peut être employée comme un système indépendant ou être intégrée au sein d’un système de gestion des processus. Ces dernières années, l’émergence d’APR possédant des compétences cognitives supérieures aux APR classiques a ouvert la possibilité à l’automatisation de nouvelles tâches. Par conséquent, les solutions APR peuvent être appliquées pour gérer des portefeuilles d'actions, surveiller la conformité des processus et même de répondre automatiquement aux demandes des usagers.
L'APR présente un potentiel considérable pour améliorer l'efficacité des processus de travail administratif et pour moderniser l'administration en général. En pratique, les APR offrent un potentiel important pour la conduite des tâches suivantes :
- L’extraction automatisée de données à partir de documents papier : les données contenues sur un formulaire administratif peuvent être automatiquement numérisées et encodées.
- L’intégration automatisée des données : les données réparties sur différents systèmes d'application ou différentes bases de données peuvent être automatiquement recueillies et rassemblées.
- La transformation automatisée des données : les données sont souvent collectées, stockées et utilisées selon différents systèmes d'application et sont donc encodées sous des formats variés. La transformation automatisée des données est alors cruciale pour assurer le transfert des données vers l’ensemble des systèmes connectés.
- L’intégration automatisée des processus : le lancement automatique de la tâche suivante permettant ainsi de poursuivre le travail et de minimiser les temps d'attente.
- L’aide automatisée à la décision : le traitement d’une demande et la prise de décision peuvent être accélérés si les données nécessaires pour statuer sont disponibles et accessibles par voie électronique.
- Le potentiel de l'APR est prometteur pour faciliter certaines tâches et processus administratifs.
- Les solutions d’APR peuvent réduire les problèmes quotidiens de l'administration publique et fournir des solutions adaptées dans une administration qui ne pouvant pas se permettre de remplacer fondamentalement les systèmes existants par une nouvelle infrastructure informatique et des logiciels d'application actualisés.
- Il est difficile, voire parfois impossible, de quantifier précisément les économies réelles et d’évaluer si l'utilisation de l'APR permet une exécution rapide des processus.
- Il est très probable que l'APR et l'intelligence artificielle auront un impact majeur sur la manière dont les fonctionnaires travailleront à l'avenir. Le personnel devra être formé et qualifié pour travailler dans ce nouvel environnement.
Aucune méthode n’a été établie ou détaillée dans la publication. L’article présente les fondements conceptuels de l'APR, puis donne un aperçu de son potentiel et de ses défis lors de son développement dans le secteur public. Les avantages et des inconvénients de l’APR en général et pour l’administration publique en particulier sont discutés.
Aucune limite de la recherche n’a été mentionnée dans la publication.
Il n’y a pas d’information concernant le financement dans l’article.