Analyse de la flexibilité durant la transformation numérique au sein du secteur public

Gong, Y., Yang, J., Shi, X. (2020). Towards a comprehensive understanding of digital transformation in government: Analysis of flexibility and enterprise architecture. Government Information Quarterly, 37(3).

 

Contexte

Si les attentes concernant les pratiques de transformation numérique dans le secteur public sont élevées, il existe peu d’informations sur la manière dont les gouvernements les ont abordées. Ce manque d’information est particulièrement saillant sur la façon dont la flexibilité est développée au sein des administrations publiques pour favoriser la transformation numérique. Dans cette optique, l'objectif de cette publication est d'obtenir une compréhension globale du processus de transformation numérique au sein des administrations publiques. Les chercheurs répondent à la question de recherche suivante : comment les gouvernements créent-ils la flexibilité nécessaire pour aborder la transformation numérique ? Pour ce faire, ils ont conduit une étude de cas pour analyser la transformation numérique s’étant déroulé sur une période de cinq ans dans la province du Zhejiang (Chine). En 2014, le gouvernement du Zhejiang a lancé un service en ligne basé sur le nuage (cloud) afin d'améliorer l'efficacité de l'administration. À cette fin, une série de réformes innovantes ont été mises en œuvre. La publication préconise une approche transversale pour étudier le processus de transformation numérique de manière exhaustive et offre des perspectives en vue d’aider d'autres administrations à élaborer un programme de transformation numérique.

Définition

La transformation numérique est définie comme un processus continu dont la finalité est l’amélioration des performances d’une organisation en changeant significativement ses propriétés. La modification de ses propriétés découle de la combinaison de technologies de l'information, de l'informatique, de la communication et de la connectivité. Cette définition est construite sur la base de deux notions clés : la technologie numérique et les changements significatifs. La transformation numérique constitue un instrument stratégique pour les gouvernements qui visent à améliorer leurs services et leur efficacité.

La flexibilité, pour sa part, se réfère à la capacité d’une organisation, d’un processus ou d’une infrastructure de faire un compromis entre d’une part, les adaptations nécessaires pour faire face aux changements organisationnels, fonctionnels et/ou opérationnels se produisant et d’autre part, le maintien de l'efficacité.

Résultats
  • La transformation numérique génère des changements radicaux et incrémentaux en fonction du contexte organisationnel, du niveau bureaucratique et du stade de la transformation. À ce titre, différents types de changements ont pu être identifiés.
    • Premièrement, les changements de structure, qui sont les moins fréquents, affectent significativement l'ensemble du système bureaucratique. En effet, ces changements modifient fondamentalement la façon dont les administrations organisent la collaboration. De tels changements requièrent un besoin de légitimité pour modifier la structure bureaucratique.
    • Deuxièmement, les changements dans les méthodes de travail des fonctionnaires ont été identifiés à une seule reprise lors de l’étude de cas, qui plus est, à un stade tardif de la transformation numérique. Cela indique que les méthodes de travail tendent à se modifier difficilement. Cependant, lorsque de tels changements se produisent, ils ont des répercussions à tous les niveaux.
    • Troisièmement, des changements radicaux ont découlé de l'adoption des technologies numériques. Toutefois, ces changements ne se sont produits qu'au niveau provincial et concernaient principalement les infrastructures fournies par le gouvernement provincial et utilisées par les administrations d’autres niveaux de pouvoir.
  • La flexibilité de l'infrastructure est nécessaire à toutes les étapes du processus de transformation numérique. Cependant, l’étude de cas montre que les adaptations de l'infrastructure technologique diffèrent à chaque étape.
    • À la première étape, la création de l'infrastructure a visé à fournir un service augmentant la puissance de calcul et un stockage de données flexibles.
    • À la deuxième étape, le modèle de plateforme a visé à fournir un service créant un environnement de développement de plateforme flexible.
    • À la troisième étape, une infrastructure de données a été mise en place et utilisée à tous les niveaux pour permettre l'utilisation flexible de données provenant de diverses sources, ce qui a abouti à la mise en place de services de guichet unique.
  • Au terme de l’étude, les chercheurs ont identifié plusieurs types de flexibilité :
    • La flexibilité fonctionnelle qui désigne la rationalisation des processus opérationnels existants en se concentrant sur l’amélioration de leur conception ;
    • La flexibilité des processus par l'orchestration, c’est-dire la mise en œuvre rapide de nouveaux processus d'entreprise résultant d’un changement fondamental dans la façon dont les processus opérationnels sont conçus, créés et maintenus ;
    • La flexibilité du volume des processus se traduit par des changements progressifs permettant de modifier la capacité des processus. Si les processus eux-mêmes ne changent pas, les fonctionnaires opérant avec le processus peuvent, pour leur part, être déplacés de manière flexible.
  • La création de la flexibilité dans une administration ne peut pas se faire de manière isolée. La chronologie des adaptations illustre ce constat. La flexibilité des travailleurs et de la main-d'œuvre a exigé que les fonctionnaires aient des compétences suffisantes pour occuper différents postes. Par ailleurs, la flexibilité organisationnelle a été nécessaire pour permettre aux fonctionnaires de travailler dans différentes unités opérationnelles.
  • La création de la flexibilité a augmenté avec les progrès de la transformation numérique. La flexibilité s’est amplifiée au cours des différentes phases de transformation.
Messages clés pour la politique et la pratique
  • Les administrations publiques ont besoin de flexibilité pour faire face aux changements qui surviennent dans la transformation numérique.
  • La transformation numérique a produit des changements radicaux ou incrémentaux dans divers domaines tels que la technologie, les processus de travail, la structure organisationnelle ainsi qu’en matière de ressource humaine. En ce sens, la transformation numérique au sein du gouvernement se diffuse à travers différentes périodes, différents éléments organisationnels et différents niveaux bureaucratiques.
  • Les agents publics peuvent tirer parti de l'ajustement des politiques pour créer une flexibilité organisationnelle en vue d'explorer des options et des innovations numériques changeant la manière de travailler.
  • Les praticiens de la transformation numérique peuvent façonner la culture organisationnelle en adéquation avec les valeurs publiques.
Méthode et limites de la recherche
  • L’étude de cas se concentre sur le gouvernement de la province de Zhejiang, située sur la côte sud-est de la République populaire de Chine.
  • Les chercheurs ont étudié la transformation numérique de 2014 à 2019. Ils ont recueilli et analysé des données primaires et secondaires. Les données primaires ont été obtenues à partir d'entretiens semi-structurés avec différents groupes de parties prenantes dans différents projets de transformation numérique et d'une observation directe des services en ligne et hors ligne. Les données secondaires comprennent les documents et les rapports de politique gouvernementale, les points de presse, les rapports d'évaluation officiels ou indépendants, les documents confidentiels d'évaluation environnementale et les rapports de consultation connexes.
  • La triangulation des données collectées a été faite en recoupant le contenu des entretiens et les documents politiques.
  • Le gouvernement de la province du Zhejianga avait un niveau de maturité plus faible en matière d'architecture d’entreprise au début de la collecte de données et moins de documents d'architecture d’entreprise ont été conservés.
  • La portée des résultats est limitée en raison de la spécificité de cette étude de cas unique. Ainsi, l'environnement social et économique spécifique de la province du Zhejiang en Chine limite la généralisation des résultats à d'autres régions et pays.
  • Bien que l’étude reflète à la fois les points de vue des gouvernements et des fournisseurs de technologies, il y avait plus de contributions du côté des fournisseurs. Cette approche risque d'entraîner un déterminisme technologique et une partialité des fournisseurs.
  • Les documents d'architecture d’entreprise sont souvent confidentiels pour le public. Cela limite l'applicabilité des méthodes d'analyse utilisées à d'autres cas.

 

Financement de la recherche

Cette recherche a été soutenue par la Fondation nationale des sciences naturelles de Chine et le programme de soutien aux jeunes chercheurs du groupe Alibaba.